비즈니스 프로세스 자동화란?

비즈니스 프로세스 자동화는 운영 결과를 개선하고 고객 만족도를 높입니다.

프로세스 자동화가 비즈니스에 대한 새로운 접근 방식처럼 생각될 수 있지만 실제로 상당히 오래 전부터 활용되었습니다. 19세기 산업 혁명이 시작되면서 공장 생산성을 높이기 위해 자동화 공정이 통합되었습니다. 이후 1930년대와 1940년대에는 조립 라인의 환경에 자동 피드백 컨트롤러를 가동했습니다. 1980년대부터 로봇 시스템은 다양한 산업 분야에서 생산 방식을 바꾸기 시작했습니다.

그러나 프로세스 자동화는 2000년대에 이르러서야 오늘과 같은 IT 역량으로 발전되었습니다. 다양한 새 도구와 소프트웨어 애플리케이션이 더 널리 보급되면서 프로세스 자동화는 현대 비즈니스에 있어 필수 요소가 되었습니다.

그렇다면 비즈니스 프로세스 자동화란 정확히 무엇일까요?

기본적으로 비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 고급 기술을 사용하여 프로세스 및 워크플로우와 관련된 반복적인 작업을 자동화함으로써, 효율성을 개선하고 비용을 절감하며 직원 및 고객 만족도를 높이는 것을 뜻합니다.

오늘날 엔터프라이즈 IT 의사결정권자의 약 97%는 비즈니스 프로세스 자동화가 필수적이라고 여깁니다. 또한 향후 24개월 동안 비즈니스 프로세스 자동화는 58% 성장할 것으로 예상됩니다.

자동화 솔루션의 광범위한 가용성과 현대 비즈니스 전체에서 사용되는 프로세스 증가량을 고려할 때 비즈니스 프로세스 자동화라는 용어는 다소 모호하게 다가올 수 있습니다. 이는 프로세스 자동화의 사용 가능 애플리케이션이 선택한 도구에 갖춰진 기능에 의해서만 제한되기 때문입니다. 다음과 같이 몇 가지 프로세스 자동화 사용 사례를 제시합니다.

구매 주문서

구매 주문 요청을 만드는 것은 시간이 많이 걸리면서 반복적인 작업입니다. 동시에 여러 승인 수준을 따르는 경우가 많으며 매우 정확한 정보를 필요로 합니다. 비즈니스 프로세스 자동화로 주문 요청에 발생하는 오류를 방지하고 승인 프로세스를 간소화하여 보다 신속한 승인과 한층 더 안정적인 결과를 얻을 수 있습니다.

직원 온보딩

직원 온보딩 프로세스는 조직마다 다르지만 거의 모든 조직에 다양한 필수 작업과 정보 양식이 포함됩니다. 프로세스 자동화를 사용하면 한 작업에 관련된 사람이 다음 작업으로 빠르게 이동하여 모두가 올바른 정보에 액세스하고 온보딩 프로세스 상태를 명확하게 볼 수 있습니다.

사용자 계정 프로비저닝

신입 직원이 입사하고 현재 직원은 책임이 커지며, 이에 적응해 나가면서 모든 사람이 적합한 시스템과 리소스에 액세스하도록 만드는 일은 어려운 과제가 될 수 있습니다. 계정 프로비저닝 프로세스를 자동화하면 적절한 직원에게 알맞은 권한이 보장되어 관련된 개인마다 항상 업데이트됩니다.

보고서 생성 및 배포

자동화된 보고 솔루션은 모니터링 및 분석 도구와 상호작용하여 중요한 보고서를 자동으로 컴파일링하고 제공합니다. 따라서 직원은 다른 작업에 시간을 할애할 수 있는 것은 물론 보고서 작성 시간과 인적 오류를 줄일 수도 있습니다. 사람의 노력을 기다리지 않고 몇 분 안에 보고서를 작성하고 배포할 수 있습니다.

스프레드시트 관리

보고서 작성과 마찬가지로 스프레드시트에 데이터를 수동으로 입력하는 일은 힘들고 지루한 과정일 수 있습니다. BPA는 시간이 많이 걸리는 서식 지정, 복사 및 붙여넣기 등을 처리할 수 있으므로 정확한 스프레드시트를 필요할 때에 즉시 사용할 수 있습니다.

이벤트 로그 모니터링

자동화를 구현하여 이벤트 로그를 더 면밀하게 살펴볼 수 있습니다. 자동화는 문제 발생 시 관련 당사자에게 경보를 보낼 수 있으며 특정 문제나 오류를 자동으로 해결하는 데 사용할 수도 있습니다.

이 점은 비즈니스 프로세스 자동화가 조직에 제공하는 가능성 중 일부에 불과합니다.

비즈니스 프로세스 자동화는 작업자의 업무를 한결 수월하게 만듭니다. 직원이 자동화할 수 없는 다른 작업을 수행하도록 하는 동시에 더 많은 일을 처리하고 생산할 수 있습니다. 오류 가능성을 크게 줄이면서 효과적이고 효율적인 프로세스까지 생성합니다. 전체적으로 비즈니스에서는 비용을 절감하고 탁월한 고객 서비스에 더 주력할 수 있게 됩니다.

구현 전후 자동화에 따른 영향을 그래픽으로 표시

앞서 설명한 대로 비즈니스 프로세스 자동화는 기본적으로 모든 부서 또는 시스템의 다양한 작업에서 사용할 수 있습니다. 즉, 일부 프로세스는 다른 프로세스보다 자동화로 얻는 이점이 더 많습니다. 자동화할 비즈니스 프로세스를 결정할 때 다음 요소를 고려하십시오.

  • 작업의 양
    필요한 작업은 그 순서가 얼마나 복잡합니까? 여러 개의 수동 작업을 포함하는 프로세스는 사람이 직접 이러한 작업에 대한 책임을 지므로 자동화 이점을 크게 얻을 수 있습니다.
  • 관련된 인원수
    프로세스에 서로 다른 수준을 갖춘 직원들이 많이 있다면 BPA는 모든 작업 흐름을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 특정 책임을 자동화하고 일상적인 프로세스에서 개인에게 업무 여유를 줄 수 있어 효율성과 속도를 높입니다.
  • 시간 민감도
    업무를 간소화하는 비즈니스 자동화 기능은 긴박한 기한 작업을 처리할 때에 큰 차이를 줄 수 있습니다. 주요 단계를 자동화하면 처리 시간이 단축됩니다.
  • 다른 프로세스에 대한 영향
    특정 프로세스가 다른 프로세스 또는 시스템과 상호 연결되면 정확성에 많은 영향을 받습니다. 자동화는 정확한 데이터가 전달되도록 지원하여 종속 프로세스에서 최적으로 작동하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.
  • 가시성 필요
    특정 프로세스가 다른 프로세스 또는 시스템과 상호 연결되면 정확성에 많은 영향을 받습니다. 자동화는 정확한 데이터가 전달되도록 지원하여 종속 프로세스에서 최적으로 작동하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.
  • 준수 요구
    법률 및 규제는 항상 신중하게 다루어야 합니다. 프로세스 자동화로 비즈니스를 규정 변화에 발맞춰 운영할 수 있기 때문에 위반에 따른 불이익을 받지 않습니다.

비즈니스 프로세스 자동화를 처음부터 새로 구축해야 하는 것은 아닙니다. 효과적인 자동화로 전환할 수 있는 여러 프로세스 자동화 도구가 있습니다. 그러나 프로세스 자동화 솔루션을 최대한 활용하려면 접근 방식에서 주의를 기울이고 신중해야 합니다. 다음은 비즈니스 프로세스 자동화를 위한 몇 가지 베스트 프랙티스입니다.

  • 자동화 구현을 시작하기 전에 고려 중인 프로세스를 자세히 살펴보십시오. 관련된 작업, 기한 또는 시간 제약 사항을 차트로 작성하고 이러한 작업을 완료해야 하는 담당자를 기록해 두십시오.
  • 자동화된 프로세스에 대한 목표를 명확하게 설정하십시오. 이러한 목표에는 작업 시간 단축, 일관성 개선, 비용 또는 오버헤드 감소, 운영 안정성 강화 등이 포함될 수 있습니다. 여기서는 목표를 명확하게 세우고 정량적인 메트릭을 통합해야 합니다. 이렇게 하면 자동화 작업을 더 쉽게 지시하고 효율성을 정확하게 평가할 수 있습니다.

  • 결과를 측정하지만 경우에 따라서는 BPA 이점이 드러나기까지 시간이 오래 걸리기도 합니다. 가속화되고 민첩한 접근 방식을 활용하여 필요한 경우 단계를 수정할 수 있으며, 장기적으로 볼 때 자동화 솔루션은 투자에 따른 성과를 선사할 것입니다.

  • 시간을 낭비하지 마십시오. 사전에 구축된 도구를 사용하면 비즈니스 프로세스 자동화를 최대한 활용할 수 있습니다. 사전 구축된 도구가 부족할 수 있는 경우 사용자 포럼에서 솔루션을 찾는 것이 좋습니다. 제공되는 도구를 사용하면 투자 비용을 줄일 수 있습니다.

  • 프로세스 자동화 솔루션을 최대한 활용하는 방법에 대해 직원을 교육하십시오. 특히 업무 팀이 여러 방식으로 작업하는 경우 완전한 적용은 어려울 수 있습니다. 프로세스 자동화가 어떤 이점을 주는지 직원에게 알리고 적응할 수 있는 시간을 주십시오.

조직에 비즈니스 프로세스 자동화를 구현할 때 세 가지 기본 옵션이 있습니다.

  • 처음부터 새로 사용자 지정 프로세스 자동화 솔루션 구축
  • 포인트 투 포인트 통합을 사용하여 비즈니스 프로세스의 특정 부분만 자동화
  • 사전에 구축된 비즈니스 프로세스 자동화 플랫폼 사용

사내에 설계된 사용자 지정 솔루션은 자동화 기능을 결정할 때 여유를 더 제공하지만, 결국 구축 및 유지관리에 있어 IT 작업 시간 측면에서는 훨씬 많은 비용이 들 수 있습니다. 완전한 사용자 지정 프로세스 자동화 솔루션은 일반적으로 API를 통해 최신 시스템에 연결할 수 없는 복잡한 레거시 시스템을 갖춘 조직에서 사용합니다.

포인트 투 포인트 통합은 사용자 지정 프로세스 자동화보다 비용이 적게 들고 자동화를 위한 특정 영역을 선택할 수 있지만, 체계적이지 않은 솔루션이 되어 이해하거나, 유지관리하거나, 수리하기 어려운 경우가 많습니다. 또한 이러한 종류의 BPA에는 사용자 가이드가 제공되지 않습니다. 설정을 담당하는 사람이 조직을 퇴사하게 되면 장기적으로 해당 업무를 처리하지 못할 수 있습니다.

프로세스 자동화 도구에 대한 투자는 계속해서 커스터마이제이션을 허용하는 안정적이고 비용 효율적인 솔루션을 제공합니다. 그리고 도구 공급업체의 튜토리얼, 교육 및 지원을 이용해 자동화 솔루션을 구현하는 일은 쉽고 편리한 프로세스가 될 수 있습니다.

적합한 비즈니스 프로세스 자동화 솔루션은 조직에 다양한 이점을 제공할 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 생산성 향상
  • 프로세스 투명성 개선
  • 효과적인 실시간 모니터링
  • 업무 처리 시간 단축
  • 수동 작업과 관련된 비용 절감
  • 직원 리소스의 활용성 강화

다양한 BPA 도구 옵션을 고려할 때 모든 솔루션이 동일한 기능을 제공하지 않음을 확인하십시오. 효과적인 BPA 도구를 선택할 수 있는 몇 가지 기준은 다음과 같습니다.

  • 편리한 사용
    BPA 도구는 전문 사용자를 필요로 해서는 안 됩니다. 선택한 도구가 직원이 잠깐 교육을 받으면 사용할 수 있을 만큼 용이한지 확인하십시오.
  • 분석 및 보고
    내장된 분석 및 보고 옵션을 사용하면 중요한 KPI를 추적할 수 있습니다. 따라서 비즈니스 프로세스 문제가 발생한 위치를 식별하고 자동화 후보를 식별 및 우선순위를 지정하며, 자동화 솔루션의 효율 수준을 평가할 수 있습니다.
  • 통합
    프로세스 자동화는 다양한 소프트웨어 및 애플리케이션과 긴밀하게 작업하는 것을 의미하기도 합니다. 주요 임시 해결책 없이 효과적으로 통합할 수 있는 도구를 선택하십시오.
  • 모바일 기능
    점점 더 많은 사용자가 모바일 장치를 일반 비즈니스 기술에 통합해 나감으로써 BPA는 안정적인 모바일 기능을 제공하여 이러한 상황에 맞춰야 합니다. 도구가 데스크톱 컴퓨터에서만 액세스할 수 있는 경우 완전히 적용되지 않을 수 있습니다.
  • 선행 투자 비용 책정
    BPA 솔루션은 긍정적인 투자 수익률을 제공하도록 설계되었지만 여전히 이에 대한 정확한 예산을 책정할 수 있어야 합니다. 옵션을 조사하여 해당 예산을 낭비할 수 있는 숨겨진 비용이 없는지 점검하고, 다양한 라이센스 옵션을 검토하여 필요에 맞는 옵션을 선택하도록 확인하십시오.
  • 확장성
    비즈니스에 사용하고 있는 도구는 앞으로 5년이 지나면 비즈니스에서 증가하는 복잡성과 작업 부하를 처리하지 못할 수 있습니다. 비즈니스와 함께 확장하고 성장할 수 있는 BPA를 선택하십시오.
  • 시각적 프로세스 모델링
    프로세스 자동화 도구에 코딩 및 소프트웨어 설계에 대한 심층적인 지식이 필요한 경우 개발자만 이 도구를 사용하는 유일한 사람이 될 수 있습니다. 시각적 프로세스 모델링에 기반한 로우코드 옵션은 코딩 전문가 외에도 작업 자동화를 생성할 수 있도록 그래픽 인터페이스를 사용하여 IT 부서의 업무 부담을 덜어 줍니다. Now Platform App Engine에서 비즈니스 프로세스 자동화에 로우코드 접근 방식을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보십시오.

BPA는 시스템과 워크플로우를 단순화하여 조직에 막대한 이점을 제공함으로써 비용 절감, 정확성 향상, 가시성 개선 및 직원 리소스 할당을 확대합니다. ServiceNow와 함께 비즈니스 프로세스 최적화를 위한 다음 단계를 수행하십시오.

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