프로젝트 포트폴리오 관리(PPM)란?

프로젝트 포트폴리오 관리(PPM)는 연결되고 상호 관련된 종속적 프로젝트와 프로그램을 정렬하고 관리하기 위한 전략입니다.

프로젝트 포트폴리오는 조직과 추구하는 목표에 대한 전략적 중요성에 따라 그룹화된 프로그램, 프로세스, 운영 및 프로젝트로 구성됩니다. 그러나 이러한 프로젝트가 전략적으로 정렬될 수 있지만 이를 그룹으로 이해하는 것은 어렵고 복잡한 작업일 수 있습니다. PPM은 이러한 작업을 간소화하여 프로젝트를 단일 개체로써 큰 그림으로 확인하고, 조직에서 최적의 비즈니스 수익을 얻도록 우선순위를 지정하고 단계를 배열하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 포트폴리오 관리의 이모저모

명명 규칙에 따른 유사성을 고려할 때 "프로젝트 포트폴리오 관리"와 "프로젝트 관리"라는 용어는 동의어로 사용되는 경우가 있습니다. 그러나 각각 관련 사용 사례 및 목표가 고유한 두 가지 다른 전략을 설명합니다.

프로젝트 관리는 프로젝트를 관리할 때 사용되는 전략, 도구 및 기술을 설명하는 광범위한 용어입니다. 프로젝트는 일시적이며, 특정 시간 동안 존재하고 원칙적으로 완성된 제품이나 서비스를 만들어 냅니다. 프로젝트 관리국(PMO)과 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리를 통해 비용과 예산을 설정하고, 자원을 할당하고, 책임을 배정하고, 이해 관계자에게 보고함으로써 프로젝트 완료를 지원합니다.

프로젝트 포트폴리오 관리는 관련 프로젝트, 프로그램 및 수요에 대한 컬렉션(포트폴리오)의 가능한 가치를 조정하고 분석합니다. PPM은 프로젝트 관리를 엔터프라이즈 관리에 연결하는 상위 수준 접근 방식으로, 비즈니스에서 회사 목표에 부합하거나 조력하는 정도에 따라 프로젝트를 선택하도록 도움을 줍니다.

PPM은 프로젝트 그룹의 상태와 상황, 관련 리소스 및 상호 의존성에 대한 전체적인 실시간 뷰를 제공합니다. 효과적으로 사용하는 경우 몇 가지 주요 이점을 얻을 수 있습니다.

프로젝트 선택 개선

비즈니스 성공은 조직이 목표, 위험, 리소스 등을 기반으로 하여 올바른 프로젝트를 선택할 때 달라집니다. 그러나 선택 프로세스가 항상 명확하지는 않아 비즈니스에서 전략적 목표에 부합하지 않는 프로젝트를 수행하기도 합니다. 다른 경우에는 개별 의사결정권자 또는 전체 부서가 보다 가치 있는 다른 대안이라는 대가를 치르고 프로젝트를 추진하면서 귀중한 시간과 자원을 사용하여 애착이 가는 프로젝트에 과도히 집중하게 될 수 있습니다.

PPM은 신뢰할 수 있는 데이터, 산정 모델, 기타 정량적 및 정성적 접근 방식을 통합하여 프로젝트가 관련 기준에 따라 선택되도록 제공함으로써 개선된 프로젝트 선택 프로세스를 원활하게 조성합니다. 동시에 조직의 목표에 기여하지 않는 현행 프로젝트를 객관적으로 쉽게 식별하고 포트폴리오에서 제거할 수 있습니다.

조직 위험 최소화

프로젝트 위험은 외부 환경과 단절된 상태에서 존재하지 않습니다. 수익 가능성과 밀접하게 연결되어 있어 특정 위험을 정당화할 수 있지만 다른 위험은 정당화되지 않습니다. PPM은 비즈니스에 전체 프로젝트 포트폴리오의 위험 및 수익에 대한 명확한 뷰를 제공하여 감수할 만한 위험과 그렇지 않은 위험을 제시합니다.

PPM 평가 도구는 프로젝트 비용을 분석하고 잠재적인 이점과 비교하며, 내장된 경보는 더 큰 문제가 발생되기 전에 PMO와 프로젝트 관리자가 지연, 예산 초과 및 기술 문제를 신속하게 식별하고 해결하도록 뒷받침합니다. 올바르게 구현된 프로젝트 포트폴리오 관리는 프로젝트 위험을 최소화하여 조직이 포트폴리오를 개선하고 잠재적 위험을 상쇄하기에 충분한 가치를 제공하는 프로젝트만 포함할 수 있습니다.

커뮤니케이션 강화

프로젝트를 개별적으로 평가하고 관리할 때 개인, 부서 및 의사결정권자 간에 사일로가 생성될 수 있습니다. PPM은 이러한 이해 관계자를 하나로 모아 전체 프로젝트 포트폴리오에서 총체적으로 조율하고 응집력이 강화된 팀을 구축할 수 있도록 지원합니다.

PPM은 프로젝트 간 장벽을 허물어 관련 프로젝트에서 받는 전반적인 영향에 대한 폭넓은 뷰를 제공하며, 비즈니스 리더에게 제한된 수의 특정 프로젝트만 평가하고 선택하도록 강요하지 않습니다. 따라서 관련된 모든 사람과 정보에 입각한 의사 결정을 아우르는 커뮤니케이션 흐름을 강화할 수 있습니다.

프로젝트 인도 시간 단축

구상에서 인도까지 프로젝트를 진행하려면 복잡한 일련의 작업이 필요합니다. 예상치 못한 요인으로 인해 복잡한 문제가 발생할 수 있으며, 이에 따라 프로젝트가 지연되고 프로젝트 관리자는 지출을 늘리면서 기한을 조정해야 하는 상황에 놓일 수도 있습니다. 여기에 프로젝트가 예산과 일정을 초과함에 따라 잠재적 수익이 고갈되기 시작합니다. 위기에 빠진 ​​프로젝트는 다른 필수 작업에서 리소스를 전환하여 프로젝트 자체의 범위를 넘어 비즈니스에 영향을 미치기도 합니다.

PPM은 직관적인 실시간 보고 기능을 통합하므로 프로젝트가 지연되거나 실패로 돌아갈 수 있는 편차, 병목 현상 및 기타 문제를 관리자가 식별할 수 있습니다. 그런 다음 즉시 시정 조치를 취하여 회복할 수 없을 정도로 너무 늦기 전에 프로젝트를 정상적인 방향으로 되돌릴 수 있습니다.

ROI 증대

거의 모든 프로젝트에서 지향하는 최종 목표는 프로젝트를 구성하고 인도할 때 들인 비용보다 더 많은 수익을 거두는 것입니다. 투자 수익률(ROI)은 항상 프로젝트 성공을 측정하는 신뢰할 만한 메트릭이며, PPM은 비즈니스에서 추구하고 포트폴리오에 포함하는 프로젝트가 투자된 비용과 리소스에 대해 상당한 긍정적 수익을 창출할 수 있도록 설계됩니다.

개선된 선택 프로세스, 보다 효과적인 레벨 간 커뮤니케이션, 프로젝트 위험 감소, 프로젝트가 제시간에 예산을 초과하지 않고 완료될 가능성을 높임으로써 PPM은 프로젝트 투자 자체로 수익을 올리고 프로젝트를 인도하는 비즈니스가 성장하도록 지원합니다.

프로젝트 포트폴리오 관리라는 용어는 본질적으로 프로젝트 그룹을 관리하기 위한 모든 전략을 설명하는 데 사용할 수 있지만 성공적인 PPM은 일련의 5가지 확립된 단계를 따르기도 합니다. 이러한 단계에 따라 조직은 추구하려는 잠재적인 프로젝트의 전체 범위를 선택한 후 ROI, 효율성, 위험, 전략적 조정 등을 기반으로 사전 정의된 선택 기준을 충족하는 대안만 남을 때까지 개선할 수 있습니다.

즉, PPM의 5단계는 기업이 우선순위를 설정하고 수익성이 없는 프로젝트를 정리하며, 가장 영향력 있는 프로젝트에만 시간과 자원을 집중할 수 있도록 도움을 줍니다. 승인된 모든 프로젝트가 회사 전략 내에서 작동하고 포트폴리오가 위험 및 결과 측면에서 올바르게 균형을 이루고 있는지도 확인합니다.

이를 염두에 둔 5단계는 다음과 같습니다.

1. 비즈니스 및 포트폴리오 범위 식별

프로젝트 포트폴리오 관리는 프로젝트가 비즈니스 성공에 긍정적으로 기여할 수 있도록 지원하는 필수 도구입니다. 그러나 사전에 성공 자체가 정의되어 있어야 합니다. PPM을 시작하기 전, 조직의 전략적 목표를 명확하게 설명하고 프로젝트 평가를 위한 메트릭도 결정해야 합니다. 평가 기준은 다양한 형태를 취할 수 있지만 일반적으로 재무 목표 또는 전략 조정, 기술적 실현 가능성이나 시장 주목성과 같은 기타 산정 메트릭을 기반으로 합니다.

성공과 가치에 대한 명확한 정의가 없다면 비즈니스는 구체적이지 않은 기준에 따라 프로젝트를 선택해야 하므로 위험, 보상 또는 전략적 관련성 측면에서 균형을 잃은 포트폴리오가 형성됩니다.

2. 프로젝트 아이디어 관리

전략적 목표가 식별되고 성공과 가치가 정의되면 조직은 이 기반을 토대로 하여 프로젝트 포트폴리오를 생성할 수 있습니다.

먼저 고객 피드백, 직원, 관리자, 전략적 계획, 준수 및 규정 요구 사항에서 얻은 통찰력을 사용하여 잠재적인 모든 프로젝트를 수집하십시오. 다음으로 진행 중인 현행 프로젝트를 프로젝트 인벤토리에 추가하여 해당 프로젝트도 평가할 수 있으며, 정당화되거나 중단될 수 있습니다. 1단계에서 설정한 기준에 따라 평가할 수 있도록 이 프로젝트에 대한 모든 데이터를 수집합니다. 각 후보 프로젝트를 완료하는 데 필요한 종속성 및 리소스에 대한 예상치를 포함합니다. 여기서 이 수치가 완전히 정확할 필요는 없습니다. 더 많은 프로젝트가 실행 전에 정확성을 높여 확인되어야 한다는 점을 감안하여, 이 단계에서 잠재적인 프로젝트를 식별하는 데 상위 수준의 근사치면 충분합니다.

3. 프로젝트 우선순위 지정

프로세스의 다음 단계는 포트폴리오에 대해 최대한으로 가능한 총 가치를 창출할 프로젝트 조합을 결정하는 것입니다. 앞에서 설정한 평가 기준을 사용하여 후보 프로젝트를 비교하고 순위를 매기는 차트를 작성합니다. 순위는 예측한 재무 가치 또는 기타 가치 점수를 기반으로 설정할 수 있습니다. 차트에서 프로젝트 순서를 가장 높은 값에서 가장 낮은 값으로 정렬합니다.

모든 후보 프로젝트의 순위를 매기면 사용 가능한 리소스 할당을 시작하고 가장 가치 있는 프로젝트의 우선순위를 지정합니다. 리소스가 모두 소진되면 리소스를 받을 만큼 가치가 높지 않은 프로젝트를 제거하고, 하한선을 생성하여 포트폴리오에 포함할 프로젝트와 포함하지 않을 프로젝트를 잠정적으로 설정합니다. 이 포트폴리오는 고정되어 있지 않으며 다음 과정에서 논의, 검토 및 모니터링해야 합니다. 프로젝트 우선순위 지정 단계는 단순히 기준선을 설정하는 데 도움이 되며 이후 의사 결정 시 유용한 데이터를 제공합니다.

4. 제안된 프로젝트 확인

프로젝트 포트폴리오 관리에서 초기 단계는 리소스 및 비용 견적에 따라 프로젝트 가치 및 수익에 대한 높은 수준의 관념적 예상치를 생성합니다. 그러나 포트폴리오가 거의 완성되면 이러한 예상치를 확인해야 합니다. 프로젝트를 실행하고 더욱 구체적인 수치를 제공할 수 있는 담당자와 협력하십시오. 가능한 병목 현상, 기술 가용성, 종속성 및 프로젝트 실현성에 영향을 줄 수 있는 기타 요소를 고려합니다.

원인을 알 수 없는 변동이 항상 있지만 실현성을 더 자세히 살펴보면 성공 가능성이 가장 높은 프로젝트만 포트폴리오에 포함할 수 있습니다.

5. 측정, 모니터링 및 관리

제안된 포트폴리오가 개선되고 합의되며, 개별 프로젝트가 적절히 확인되면 마지막 단계로 포트폴리오를 실행하는 것입니다. 프로젝트를 착수하고, 성과 측정을 시작하고, 각 프로젝트의 진행 상황을 모니터링하고, 설정된 목표를 충족하도록 지속적으로 관리합니다.

프로젝트 관리국(PMO)과 프로젝트 관리자는 이 단계에서 긴밀하게 협력하며 포트폴리오 관리자와 조율하여 관련 성과 데이터를 수집하고, 리소스를 할당 및 재할당하고, 검토 일정을 잡아 검토를 시작해야 합니다. 이러한 이해 관계자는 필요한 경우 포트폴리오와 구성 프로젝트를 변경할 준비가 되어 있고 능력을 갖추어야 하기도 합니다. 이 마지막 단계는 계속 진행 중이며 포트폴리오 수명이 다할 때까지 지속됩니다.

적절히 관리되는 포트폴리오는 모든 조직에 상당한 이점을 제공할 수 있지만, 변화하는 요구와 프로젝트 확장이 복잡해지면 프로젝트 포트폴리오 관리가 매우 어려워질 수 있습니다. IT 관리 분야의 세계적인 리더인 ServiceNow가 그 솔루션을 제공합니다.

ServiceNow Project Portfolio Management는 조직이 가치를 창출하고 유연하게 계획을 수립하여 불확실성을 수용하며, 작업을 확장함으로써 더 빠른 포트폴리오 솔루션을 제공할 수 있도록 결과를 관리합니다. 혁신적인 Now Platform을 기반으로 구축된 ServiceNow PPM에는 PPM 프로세스를 단순화하고 최적화하도록 설계된 강력한 기능을 담고 있습니다.

Roadmap Planning을 활용하면 설정한 비즈니스 목표에 맞춰 팀과 투자를 조정할 수 있습니다. 시나리오 계획은 가상 분석을 사용하여 가능성의 변동을 기반으로 프로젝트를 평가합니다. Innovation Management는 팀 간의 공동 작업을 촉진하여 효율적인 아이디어 수집 및 평가를 가속화합니다. Investment Funding은 전략적 목표, 포트폴리오 및 비즈니스 서비스를 사용하여 중요한 자원을 할당할 수 있도록 지원합니다. Demand Management는 비즈니스 및 IT 요청을 중앙 집중화하여 주요 비즈니스 이니셔티브에 가장 잘 맞는 새로운 제품 및 서비스에 대한 투자 프로세스를 개선합니다. 최종적으로 얻는 결과는 향상된 적응성, 유연성, 속도 및 전략적 조정과 함께 프로젝트 및 포트폴리오에 대한 최적의 가시성입니다.

Project Portfolio Management 시작하기

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