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Employee Document Management

ServiceNow® Employee Document Management를 통해 기업 및 법률 규정에 따라 종이 없이 직원 파일을 쉽게 관리하고 보존 규칙을 설정할 수 있습니다. 자동화된 파일 삭제 및 법적 보존을 위해 기본 제공되는 지원 기능을 통해 효율성 및 규정 준수를 향상시키고, 파일 검색을 쉽게 수행할 수 있도록 문서 액세스 권한을 정의하여 보안 및 기밀성을 향상시켜 줍니다.

이점

생산성, 보안 및 규정 준수를 더 효과적으로 지원할 수 있도록 효율성 및 셀프 서비스 수준을 향상시켜 줍니다.

문서 및 직원 속성을 기준으로 모든 문서에 보안을 설정함으로써 단일 솔루션으로 쉽게 액세스를 제어할 수 있습니다.

HR 서비스 제공 케이스부터 직원 파일까지 케이스 관련 문서를 자동으로 이동합니다.

애플리케이션 하이라이트

보존 및 삭제, 보안 액세스 및 법적 보존에 맞게 문서 정책을 구성합니다.

문서 유형 목록 페이지 예시

보존 및 삭제, 보안 액세스 및 법적 보존에 맞게 문서 정책을 구성합니다.

직원이 자신의 직원 프로파일과 연관된 모든 문서 또는 일부 문서에 액세스할 수 있도록 허용합니다.

프로파일 페이지 예시

직원이 자신의 직원 프로파일과 연관된 모든 문서 또는 일부 문서에 액세스할 수 있도록 허용합니다.

사용자 또는 문서 유형에 대해 필요에 따라 법적 보존 기간을 설정합니다.

법적 보존 기능을 지원하는 "My Recent Viewed Files(최근 열람한 파일)" 페이지 예시

사용자 또는 문서 유형에 대해 필요에 따라 법적 보존 기간을 설정합니다.

기능 상세 정보

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  • 보존 정책

    각 문서 유형에 대해 보존 기간을 지정합니다. 지리적 위치와 같은 여러 가지 사용자 속성을 보장할 수 있도록 여러 문서 유형 조건을 사용하여 보존 정책을 지정합니다.

  • 법적 보존

    문서 유형 또는 직원에 따라 법적 보존 조건을 적용하여 해당 문서 보존 정책을 자동으로 일시 중지합니다.  법적 보존 상태의 문서 레코드는 수정될 수 없으며, 삭제되지 않습니다.

  • 직원 액세스

    문서에 대한 직원 액세스 권한을 문서 유형에 따라 활성화할 수 있습니다. 활성화된 경우, 직원이 자신의 프로파일에서 해당 문서에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 직원은 HR에 연락하지 않고도 필요에 따라 이러한 문서를 쉽게 확인하고 다운로드할 수 있습니다.

  • 보안 정책

    문서 유형별로 문서에 대한 읽기 및 쓰기 액세스 권한을 쉽게 구성하여 액세스 권한을 제어할 수 있습니다. 보안 정책은 삭제 승인을 제어할 수 있으며, 문서 삭제 인증에 필요한 사용자 그룹을 설정할 수 있습니다.

  • 대량 문서 업로드

    타사 클라우드 솔루션 또는 로컬 파일 시스템에서 대량으로 문서를 가져옵니다.

  • 감사 추적

    시스템에서 생성 및 업로드되는 각 직원 문서에 대해 삭제되는 순간까지 완전한 감사 내역을 확인할 수 있습니다.

리소스

Employee Document Management는 HR 서비스 제공의 일부입니다.

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