직원 셀프 서비스(ESS)란?

직원 셀프 서비스(ESS)는 직원이 많은 인적 자원과 관리 작업을 스스로 처리할 수 있도록 하는 기술입니다.

효율적인 기업은 헌신적이며 유능한 인력을 바탕으로 이루어집니다. 그러나 해당 인력을 지원하려면 상당한 관리가 필요합니다. 특히 HR 부서에는 효율성 및 정확성 향상에 대한 요구가 지속해서 증가하고 있습니다. 급여 혜택 문제 처리, 필수적이지만 시간이 걸리는 대량 서류 작업 처리, 직원 데이터 관리는 HR 부서의 대부분의 시간을 차지해 해당 부서가 회사의 전략적 자산이 되는 것을 방해합니다.

ESS는 이러한 부담을 완화하도록 설계되어 중요한 작업을 디지털화 및 자동화합니다. 동시에 직원이 자신의 데이터를 더욱 직접적으로 처리할 수 있도록 합니다.

일반적으로 직원은 회사의 인트라넷 또는 포털에서 ESS를 이용할 수 있습니다. 이러한 온라인 직원 참여 플랫폼은 검색 가능한 지식베이스 및 대화형 웹 애플리케이션에 대한 간편한 액세스를 제공하며 종종 자동 시스템 및 고급 사용자 옵션을 결합합니다.

또한 일부 직원 포털에는 직원들이 모여 문제를 논의하고 서로의 질문에 대답하며 문제에 대한 가능한 솔루션을 함께 만드는 포럼 또는 소셜 미디어 스타일의 토론 도구가 포함되어 있습니다.

앞서 언급한 바와 같이 ESS는 HR 부서와 해당 부서가 관리하는 인력이 직면한 문제에 대한 솔루션입니다. 한편으로 HR 부서의 업무를 간단하고 더욱 효과적으로 만듭니다. 다른 한편으로는 이를 통해 직원에게 개선된 가시성을 제공하고 HR 데이터 관리 방법에 대한 발언권을 높일 수 있습니다. 대규모 직원 참여 전략의 일환으로 해당 요인들은 전체 HR 프로세스를 간소화하고 직원 경험을 개선하여 더욱 효과적이고 생산적이며 비용 효율적인 조직을 만듭니다.

ESS는 숙련된 HR 팀을 대체하기 위해 설계된 것이 아니며, HR 팀이 반복적인 작업에서 벗어나고 직원이 HR 정보 및 기능에 직접 액세스할 수 있도록 하기 위한 것입니다. 이는 ESS를 강화한 조직에 많은 이점을 부여합니다.

  • 비용 절감
    기존 HR 시간의 대부분은 직원의 질문에 답하고 직원 정보를 처리하는 데 사용했습니다. ESS는 이러한 HR 부서의 책임을 덜어줍니다. 이를 통해 HR 부서가 전략적인 파트너가 되어 다른 중요한 작업에 집중할 수 있을 뿐만 아니라 HR 담당자를 추가로 고용하고 교육할 필요성도 줄어듭니다.
  • 휴가 관리 개선
    효과적인 ESS는 휴가 요청 승인 프로세스의 많은 부분을 자동화합니다. 직원은 시스템 내에서 유급 휴가 시간을 추적하고 요청을 제출하면 적절한 승인 채널을 통해 자동으로 전달됩니다. 또한 관리자는 ESS를 사용하여 병가를 추적하고 시간 경과를 파악하며 직원 결근에 대한 계획을 개선할 수 있습니다.
  • 더욱 정확한 비용 관리
    ESS는 자동 승인 및 보상에 대한 직원 액세스를 단순화하여 비용 보고 프로세스를 간소화합니다. 또한 직원 포털을 통해 직원은 출장 중에도 인터넷을 사용할 수 있는 모든 장치에서 비용을 관리할 수 있어 효과적인 비용 관리가 가능합니다.
  • 더욱 간편한 혜택 관리
    ESS는 승인된 사용자가 관련 직원 혜택 정보 전체를 추적하고 모니터링할 수 있도록 합니다. 여기에는 보험 보장 정보, 지급 기록, 고용주 및 직원 기여금이 포함되어 있을 뿐만 아니라 직원이 명세서를 검토하고 적격성 및 참여도를 추적하고 혜택 프로그램에 등록할 수 있는 중앙 위치를 제공합니다.
  • 직원 자율성 증가
    개인화된 직원 포털 및 기타 ESS 솔루션으로 직원을 관리합니다. 권한 부여 및 편의성을 갖춘 ESS는 HR 관리를 더욱 잘 책임질 수 있는 정통한 참여형 인력을 창출합니다.
  • 규정 준수 향상
    EEO, FMLA, OSHA와 기타 정부 법 및 규정을 준수하지 못한 기업은 무거운 처벌을 받습니다. 직원 셀프 서비스(ESS) 플랫폼은 준수 보고의 정확성과 신뢰성을 확보합니다. 또한 보고서를 자동화하고 준수 정보를 올바른 형식으로 배치하며 사용자에게 모든 입법 업데이트를 제공할 수도 있습니다.
  • 정보에 대한 더욱 명확한 액세스
    HR 정보에 대한 단일 중앙 데이터베이스를 사용하여 전체 직원은 질문에 대한 답변, 승인된 절차 및 중요 문서를 확인할 수 있는 곳을 정확히 알 수 있습니다.
  • 신뢰할 수 있는 분석
    ESS 시스템은 대량의 활용 데이터를 추적하고 수집합니다. 내장된 분석 프로그램을 통해 관리자는 캠페인 및 이니셔티브의 효과성을 평가하고 신뢰할 수 있는 HR 통찰력을 향후 의사 결정에 포함할 수 있습니다.
직원 셀프 서비스의 이점

ESS는 다양한 업계에 서비스를 제공하는 다양한 종류의 시스템을 포함한 폭넓은 HR 관리 범주입니다. 그 중에서도 가장 효과적인 시스템은 다음을 포함한 특정 기능을 공유합니다.

직원 콘텐츠 게시 및 제공

조직은 ESS를 사용하여 중요한 콘텐츠를 만들고 일정을 잡고 여러 채널을 통해 부서 및 직원에게 공유할 수 있습니다. 여기에는 인력을 통해 배포하는 대량 이메일, 공지, 링크 및 기타 콘텐츠가 포함됩니다. 수신자는 직무 및 위치 등 다양한 기준에 따라 필터링될 수 있습니다.

직원 책임 및 작업

조직은 ESS의 할 일 페이지에서 최근에 특정 직원에게 배정된 모든 작업을 한눈에 볼 수 있습니다. 여기에는 작업을 완료 처리하기 위해 충족해야 하는 조건이 포함됩니다. 직원은 향후 작업을 조율 및 준비하고 필터를 적용하여 특정 작업을 보여줄 수 있습니다.

직원 요청

직원과 관리자는 간편하게 공개 요청을 확인하고 지난 요청을 검토하며 현재의 특정 요청 상태를 한 페이지에서 확인할 수 있습니다.

지식베이스

직원 지식베이스는 유용한 HR 관련 정보의 검색 가능한 데이터베이스입니다. 직원은 공통 질문에 대한 답변을 빠르게 찾고 중요한 도구 및 형식 등에 대한 링크를 얻을 수 있습니다.

조직 정보

ESS 조직도를 통해 직원은 직원, 직책, 책임 등을 포함한 기업 구조를 확인할 수 있습니다.

직원 실시간 채팅

ESS 플랫폼의 라이브 채팅 옵션을 통해 직원은 실시간으로 지원 에이전트와 소통할 수 있습니다. 직원은 제공된 범주 목록에서 대화 주체를 선택하기만 하면 됩니다.

직원 포럼

직원 포럼에 대한 링크는 직원에게 ESS 시스템 내에서 소통하고 참여하고 협업하며 문제에 대한 솔루션을 함께 만들 수 있는 공간을 제공합니다.

일반적으로 가장 효과적인 ESS 시스템은 외부 공급업체에서 제공합니다. 해당 벤더들은 클라이언트의 비즈니스가 ESS 솔루션을 최대한 활용하는 데 필요한 모든 것을 확보할 수 있도록 리소스와 지침을 제공합니다. 즉, 조직이 셀프 서비스 솔루션의 효과를 향상할 수 있는 다양한 방법이 있습니다. ESS를 구현할 때 다음 베스트 프랙티스를 고려하십시오.

  • 적절성 추구
    대부분의 직원 셀프 서비스 시스템의 주요 구성요소는 지식베이스입니다. 하지만 조직의 지식베이스에 어떤 정보가 포함되어야 할까요? 이는 기업마다, 산업마다 다를 것이 분명하므로 기업은 가장 관련성이 높고 정확한 정보를 확보하기 위해 적극적으로 나서는 것이 중요합니다. 가장 일반적인 직원 요청과 문의를 바탕으로 관련 검색에 관한 검색 엔진 분석 데이터를 포함하여 조직은 유용하고 폭넓은 지식베이스 정보를 확보할 수 있습니다.
  • 사용자 편의성에 집중
    셀프 서비스 포털은 폭넓고 유용한 정보를 제공해야 하지만 직원이 찾을 수 없다면 큰 도움이 되지 않을 것입니다. 고객과 마찬가지로 직원 및 기타 내부 사용자는 제품을 사용하는 동안 즐겁고 손쉬운 경험을 기대합니다. 효과적인 ESS는 경험을 최우선으로 하여 직관적인 디자인, 사용하기 쉬운 검색 기능 및 시각적으로 표현된 데이터 등 제공합니다.
  • ESS의 모바일 이용 최적화
    ESS를 사무실에 국한해서는 안 됩니다. 직원들은 이동하면서도 모바일 최적화 셀프 서비스를 통해 자유롭게 데이터를 관리할 수 있다는 점을 높이 평가합니다. 이는 원격 근무를 하는 인력과 일할 때 특히 중요합니다. 작은 터치 스크린에도 전체 기능 및 편의성을 제공하는 전용 모바일 앱 또는 브라우저 기반 액세스를 통해 직원은 언제 어디서나 중요 정보에 액세스하고 필수 작업을 수행할 수 있습니다.
  • 케이스 관리 기능 통합
    질문에 대한 답을 찾는 것은 ESS에서 필수적인 부분이지만 일부일 뿐입니다. 케이스 관리 기능을 포함하여 더 멀리 나아갈 수 있습니다. 직원 요청을 자동화하고 필수 지침 및 다음 단계를 제공하고 신뢰할 수 있는 지원 옵션을 포함하여 직원이 별도의 시스템을 이용할 필요 없이 필요한 때에 필요한 지원을 얻을 수 있도록 합니다.

ServiceNow Employee Center는 여러 부서의 서비스 제공을 위한 단일 통합 포털을 제공하여 고객이 IT 및 HR 정보 전체에 서비스 솔루션을 간편하게 확장하고 도움을 받으며 필요한 서비스를 요청할 수 있도록 지원합니다. Employee Center는 향상된 역량을 통해 콘텐츠 게시 및 캠페인, 콘텐츠 경험, 직원 커뮤니티와 같은 도구를 사용하여 포털 환경을 서비스 제공에서 직원 커뮤니케이션 및 참여로 확장할 수 있습니다.

내장된 라이브 채팅과 가상 에이전트 옵션을 통한 상세한 지식 기반 구조, 작업 관리, 케이스 관리 등 ServiceNow Employee Center는 기존의 셀프 서비스 포털을 능가합니다. 그리고 완전한 클라우드 기반 모바일 최적화를 통해 ServiceNow는 직원이 장소와 관계없이 HR 및 IT 관리에서 더욱 적극적인 역할을 수행할 수 있도록 지원합니다.

ServiceNow의 Employee Center에 관해 자세히 알아보고 적절한 셀프 서비스 솔루션이 귀하의 비즈니스를 어떻게 개선하는지 확인하십시오.

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