시설 관리는 광범위한 분야와 역할을 포괄합니다. 시설 관리의 핵심은 환경의 시설이 사용자들과 조화를 이루도록 보장하는 것입니다. 작업 공간부터 산업 공간, 아파트 단지까지 사람들이 안전하고 편안해야 하는 환경에 의해 성공 여부가 크게 좌우됩니다.
시설 관리의 가장 중요한 측면은 건강과 안전입니다. 무엇보다 사람을 보호해야 합니다. 위험에는 불충분한 환기 또는 유독한 공기, 너무 덥거나 추운 기후, 고장 나거나 부적절하게 작동할 가능성이 높은 구식 기계, 부적절한 화재 감지 및 보호 시스템, 비상구와 안전한 탈출 경로를 나타내는 표지판의 부재, 불충분한 인프라 등이 포함될 수 있습니다.
시설이 제대로 관리되지 않으면 건강과 안전뿐만 아니라 사업 운영과 비용도 위험에 처할 수 있습니다. 노후한 하드웨어가 완전히 고장 나 운영이 중단되거나 지연되어 수익 또는 생산성 손실이 발생하기 전에 교체하거나 수리하는 편이 더 나을 수 있습니다.
시설 관리자는 사무실 환경에서 일하는 사람들을 지원하기도 하는데, 이는 사무실 배치를 비롯한 일부 측면에서 생산성과 사기에 영향을 줄 수 있으며 안전에 중대한 영향을 미칠 수 있는 규정의 적용을 받습니다. 운영 유지, 지속적인 정보 수집과 분석, 다운타임 방지를 위해서는 비즈니스 연속성 계획 및 비상 계획도 중요합니다. 또한 화장실 및 식수대 접근성, 좌석 배치, 인프라 손상 가능성, 공간 활용 관리를 포함하여 사무실의 레이아웃을 감독하는 것 역시 중요합니다.
시설 관리자는 사람과 조직, 공간과 인프라를 감독합니다. 사람과 조직에는 마케팅, 회계, 접객, HR, ICT, 청소 등의 역할이 포함됩니다. 시설 관리자의 공간 및 기반 시설 감독에는 작업장, 건설, 임대, 점유, 유지관리 및 가구도 포함됩니다.
시설 관리자를 필요로 하는 다양한 비즈니스 기능이 있지만, 핵심은 각자 관리해야 하는 모든 사람의 안전과 인명을 지키는 것입니다. 시설 관리자는 두 가지 수준에서 운영해야 합니다. 첫째, 전술적으로, 공간과 비즈니스 위험, 비용, 서비스에 대한 이해를 감독합니다. 둘째, 운영적으로, 점유하고 있는 기업 환경의 비용 효율성을 감독합니다.
화재 안전: 화재는 인명, 생산성, 자산 손실로 이어질 수 있습니다. 시설 관리자는 항상 확고한 계획을 세우고 계획을 분명하게 전달하고, 화재를 진압하거나 안전한 대피 방법을 제공하는 데 필요한 도구를 갖추어야 합니다.
보안: 시설 관리자는 보안 하드웨어, 카메라, 보안 요원처럼 물리적으로 가능한 보호 조치를 포함하여 인명과 자산에 대한 보호를 감독합니다.
비즈니스 연속성 계획: 화재, 도난이 발생하거나 비즈니스 운영이 완전히 불가능해지는 경우를 대비하여, 시설 관리자는 시간 손실과 운영 중단을 최소화하면서 비즈니스를 지속할 수 있는 계획을 마련해야 합니다. 복구 현장, 백업 전원, 백업 소프트웨어 또는 백업 하드웨어도 포함될 수 있습니다.
유지관리: 시설 관리자는 안전과 원활한 운영을 보장하기 위해 적절한 유지관리 조치가 즉시 취해지도록 해야 합니다. 여기에는 조명 교체에서 건물 자체의 보수, 페인팅, 장식, 필요한 수리, 배관, 안전 목적의 건물 규정 준수 등 다양한 것이 포함될 수 있습니다.
환경: 조직은 환경의 건전성과 안전에 기여해야 합니다. 직원이 아프거나 안전하지 않은 조건과 관련된 건강 문제를 경험하거나, 안전하지 않은 무언가로 인해 부상을 입을 수 있습니다. 그러면 운영에 해가 되고 안전과 관련된 모든 위험을 초래할 뿐만 아니라 회사가 책임 및 보험 문제를 떠안을 처지에 놓일 수 있습니다.
공간 변경: 장비 변경, 이직, 직원 수 증가는 항상 사무실 레이아웃의 변경으로 이어질 수 있습니다. 시설 관리 부서는 사무실을 부주의하게 배치하지 않도록 신경 써야 합니다. 준수해야 할 규정이 있습니다. 예를 들어 직원 일인당 필요한 공간이 있어야 하고, 건물은 소방 규정을 준수해야 하며, 비상구와 안전 경로를 보여주는 표지판이 있어야 하고, 온도가 잘 조절되어야 하고, 실내가 적절하게 환기되어야 하고, 조명이 잘 켜져야 하며, 식수, 화장실 같은 시설이 잘 유지관리 되어야 합니다.
청소: 불결한 지역은 골칫거리일 수 있으며 직원의 사기를 떨어뜨릴 수도 있습니다. 청소는 일반적으로 업무 시간 외에 수행되며, 주중 일정한 간격으로 표면 부분, 카펫, 화장실, 쓰레기통의 적절한 청소가 이루어져야 합니다.
시설 관리에 기술을 구현하는 것은 어느 때보다 중요합니다. 작업 공간 관리 시스템이 데이터를 수집하여 의사 결정을 주도하는 것이 가장 이상적입니다. 시설에 가장 적합한 기술 시스템을 파악하여 구현하고, 정보에 입각한 결정을 내리는 데 기여할 책임은 시설 관리자에게 있습니다.
시설 관리자는 성실하게 다양한 소프트웨어 옵션을 조사하고, 비용과 ROI를 계산하고, 이점과 필요를 저울질하고, 특정 소프트웨어의 기능을 이해해야 합니다. 최신 기술은 무엇이고, 어떻게 소프트웨어에 통합할 수 있는지 고려하세요.
통합할 수 있는 기술의 좋은 예로, 네트워크 연결 장치 또는 사물 인터넷(IoT)을 들 수 있습니다. IoT 장치가 데이터를 자동으로 수집하여 시설 관리 소프트웨어로 보내면 시설 관리 소프트웨어에서 보고서를 생성하고 데이터에 기반한 의사 결정을 위해 탐색할 가치가 있는 데이터 추세를 파악할 수 있습니다.
IoT 장치의 예는 다음과 같습니다.
일산화탄소 센서: 부상이나 사망 사고를 예방하려면 환경에서 이 유독 가스를 주의 깊게 감시해야 합니다.
물과 전력 소비: 낭비를 없애고 지속 가능성을 지원하기 위해 사용량을 추적합니다.
온도 조절기: 자동으로 온도를 조정하고 일정한 비율로 유지하여 환경 내에서 더 이상 낭비되지 않도록 하고 실내 온도 제어를 촉진합니다. 여기에는 사무실 내부 온도 또는 기계실에 이상적인 실내 온도가 포함될 수 있습니다.
모션 센서: 인지되는 사람의 존재 여부에 따라 조명을 끄거나 켤 수 있는 기능을 활용합니다.
화재 감지 시스템: 화재가 너무 멀리 퍼지거나 돌이킬 수 없는 피해를 입히기 전에 신속하게 화재를 감지하고 진압합니다.
RFID 추적기: 건물 전체에서 사람들의 움직임을 추적하고 특정 공간에 대한 접근을 제한합니다.
시설 관리 소프트웨어에도 다음과 같은 트렌드가 있습니다.
인공 지능(AI): 예측 분석은 현재와 미래에 필요한 의사 결정에 대한 통찰을 제공할 수 있습니다. 손상되거나 노후한 장비가 고장 나기 전에 감지하고 수리하거나 교체할 수 있습니다. 인공 지능이 의사 결정 프로세스의 속도와 정확성을 높일 수 있어 인적 오류도 줄일 수 있습니다. AI 시스템은 리소스 사용, 성과, 만족도, 직원 성과에 대한 정보도 수집할 수 있습니다.
클라우드 컴퓨팅: 소프트웨어가 클라우드로 빠르게 마이그레이션되는 추세 속에, 로컬 네트워크 또는 서버 밖에서 데이터와 소프트웨어에 액세스할 수 있어야만 시설 관리가 쉬워질 수 있습니다. 업무와 데이터를 이동할 수 있기 때문에, 가용한 저장소와 분석 공간이 많으면 시설을 더 쉽게 확장할 수 있습니다.
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